Si el propósito de un CRM es la gestión de los datos de las ventas que hacemos a nuestros clientes y el correo electrónico es a menudo la principal fuente de interacción con ellos, ¿no deberían estar conectados? ¿Y pudiésemos incorporar un cliente potencial desde un email con sólo pulsar un botón? ¿Y hacer seguimiento de la conversación de correos electrónicos?.
Creación de clientes potenciales en el CRM desde Outlook
Efectivamente, Dynamics y Outlook se sincronizan. Desde Outlook podemos abrir una ventana a Dynamics de forma que las modificaciones que hagamos de un lado se verán inmediatamente en el otro. Una de las funcionalidades más ventajosas que ofrece esta sincronización es la posibilidad de incorporar un nuevo cliente potencial desde Outlook sin tener que rellenar manualmente sus datos. Al recibir un email de un remitente desconocido el sistema lo identifica como tal. Pulsando un botón aparecen las opciones para agregar al remitente desconocido al CRM como un cliente potencial, un contacto o una cuenta. Esto nos lleva al formulario del tipo de registro que hayamos seleccionado, donde ya aparecerán informados los campos de nombre y dirección de email. Podemos cumplimentar el resto del formulario y cuando esté listo, guardar y cerrar.
Pulsamos en el símbolo recuadrado y ya podemos agregar nuestro cliente potencial
Tendremos un nuevo cliente potencial en nuestro sistema y podremos continuar nuestro proceso de venta con él como lo haríamos normalmente.
Opciones de seguimiento de una conversación
Si la relación con un cliente se alarga en el tiempo es más que probable que terminemos teniendo varias conversaciones de email con él sobre temas distintos. Para hacer una gestión eficiente de estas comunicaciones será muy útil poder tenerlas en Dynamics asociadas a un registro concreto
Si tenemos abierta una oportunidad con un cliente y nos escribe para resolver dudas relacionadas con ella podremos acceder a los mails desde Dynamics abriendo el registro de la oportunidad y buscándolos en la escala de tiempo.
Los mails de la conversación aparecen accesibles en la escala de tiempo de la oportunidad a la que se refieren
Para hacer esta asociación entre conversación y oportunidad no tenemos más que abrir uno de los mails desde Outlook, desplegar las opciones de seguimiento y seleccionar el registro al que queremos que se adjunte la conversación.
En un mail de la conversación desplegamos opciones de seguimiento y seleccionamos el seguimiento respecto de un registro referente
También se puede hacer este seguimiento respecto a registros de otro tipo como contactos, cuentas, ofertas o pedidos. El seguimiento puede detenerse en cuanto decidamos y en ese caso podremos elegir entre borrar los mails de la escala de tiempo o mantener los que haya hasta el momento sin que se agreguen más mails a partir de entonces.
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