Medir la productividad es una buena forma de tomarle el pulso a nuestra compañía. La productividad no depende solo del desempeño del empleado. La gestión empresarial es fundamental para que los resultados cambien drásticamente. La mala noticia es que gestionar todas las variables es complicado. La buena es que está en nuestras manos (y si depende de nosotros, puede hacerse).

La productividad puede medirse.

Y contamos con diferentes fórmulas que van desde procesos particulares al más general.

Productividad de un proceso.

Productividad de un proceso = producción obtenida / unidades de recursos de trabajo empleadas

Por ejemplo, si tenemos una fábrica de alimentación, en la que 5 trabajadores a jornada completa son capaces de producir 100.000 cajas de galletas de un kilo al año, cuyo precio en el mercado es de 3 euros cada una. Para producirlas, necesitan 6 máquinas y 60.000 kilos de materia prima. Los trabajadores ganan 9 euros la hora, cada máquina cuesta 300 euros al día y el kilo de materia prima cuesta 2 euros.

Su índice de productividad sería el siguiente:

100.000*3/(5(9*8)+300+(60.000*2)= 2,48

Lógicamente, cualquier cambio en la fórmula supondrá el cambio de ese índice de productividad. La productividad será positiva cuando supere el 1 y negativa cuando esté por debajo. Pero ¿es universal? ¿aplicable a cualquier empleado? ¿A todos los procesos?

Productividad global

Productividad de los empleados = productos o servicios producidos / recursos utilizados

Es en el cálculo de la productividad global donde empiezan las complicaciones ya que no podemos aplicar las mismas variables a todos los departamentos al medir la productividad. Hay trabajos más creativos, otros más mecánicos… La aportación a la empresa tiene que ser cuantificada utilizando diferentes parámetros.

¿Qué condiciona esa productividad global?

Nuestras empresas están formadas en su mayoría por personas (por lo menos por el momento). Por lo tanto, su rendimiento se verá afectado por causas tan humanas como su estado de ánimo o de salud. Un día de gripe, alergia, insomnio o un enfado en casa se traduce en una jornada laboral en la que no estamos al 100%.

¿Cómo influye la empresa?

Los condicionantes de índole personal no son algo que la empresa pueda cambiar, pero sí hay otros factores fundamentales en los que su papel es el más importante.

Para empezar, para ser productivos tenemos que tener objetivos, una meta medible que vendrá determinada por la estrategia y la gestión empresarial. Una empresa sin misión, visión y valores probablemente nunca alcance unos niveles óptimos de productividad porque sus empleados no tendrán un rumbo claro. Sin embargo, una en la que la estrategia sea compartida con todos los empleados, haciéndoles entender que sin su papel no sería posible alcanzar los objetivos generales, alcanzará un nivel más alto de productividad.

Herramientas de gestión de proyectos.

Además de la motivación a nuestros empleados, debemos dotarles de herramientas que les ayuden a optimizar su gestión. Aquí van algunas de ellas (aunque puedes encontrar muchísimas otras).

Trello.

Es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a optimizar el tiempo al máximo. Simple, intuitiva y gratuita, es un tablero que se organiza en listas o columnas. Dentro de cada una de esas listas, añades tarjetas en las que puedes meter todas las tareas a realizar dentro de esa lista. Puedes añadir alarmas, calendario, deadline, colores…

Lo mejor es que se puede trabajar en equipo, pudiendo compartir tus tableros con quien quieras y asignarle una tarea específica y, si no te convence esa distribución del trabajo, haciendo cambios arrastrando esa tarjeta. Se actualizan en tiempo real y suponen una buena forma de integrar al equipo, dar a conocer qué hacen sus compañeros y hacer que obtengan una visión más global, clave para que se sientan motivados.

Basecamp.

Su clave es la sencillez. Es una herramienta colaborativa para equipos, que simplifica métodos de trabajo y favorece la circulación de la información.

Como en el caso anterior, puedes compartir archivos, asignar tareas, planificar calendarios, generando diferentes hilos para tener más ordenados los diferentes proyectos…

Agilefant, iceScrum, GanttProject…

Lo mejor es analizar qué tipo de proyectos llevas a cabo, cómo debe fluir la información y qué departamentos pueden estar implicados para seleccionar cuál se ajusta mejor a tus requerimientos y te resulta más práctico.

Herramientas de gestión de tiempo.

Conocer cuánto tiempo se dedica a cada proyecto y si ese tiempo es facturable a un cliente o no es clave para empezar a implementar esas estrategias de optimización. Por eso, en Actio hemos desarrollado una aplicación pensada para imputar y registrar y tiempos y gastos. Puedes conocerla aquí y preguntarnos todo lo que necesites cuando quieras. Seguro que te ayuda a aclararte.

El desarrollo y retención del capital humano, lo más importante.

Valora a tus empleados. Sácale el máximo partido a cada uno de ellos. Preocúpate en saber qué les motiva y cuáles pueden ser sus limitaciones para sacar todo su potencial y ayúdales a derribarlas.

No hay mayor recompensa para una organización que ayudar a un empleado a desarrollarse y que él quiera quedarse allí aportando valor. Y todos y cada uno de ellos pueden dártelo.