Dentro de la gran suite de soluciones de productividad en la nube de Office 365 nos encontramos con una de las herramientas que quizás sea de las más desconocidas, hablamos de Microsoft Flow, una solución de Microsoft que nos proporciona una ayuda en la gestión y automatización de los procesos de trabajo con capacidad para la gestión de los flujos que se realizan.

Microsoft Flow es la herramienta idónea para configurar todos los procesos al 100%. Además, no solo permite el trabajo en la nube, sino que también se puede trabajar en local generando acciones totalmente automatizadas. Y como parte del paquete de soluciones de Office 365 se trata de una app móvil que cuenta con la funcionalidad de trabajar en tiempo real y desde cualquier dispositivo o lugar.

¿Qué es?

La concesión que ha dado Microsoft a su solución, Microsoft Flow, ha sido de dotarla con la capacidad suficiente para desarrollar o editar flujos de trabajo, ya sean en aplicaciones o en los distintos servicios implementados para la sincronización de documentos, ejecución y almacenamiento de datos o la recepción de notificaciones vía online o mediante los diferentes dispositivos móviles en los sitios que se han creado.

Vista en varios dispositivos de Microsoft Flow

Pero ¿qué es un flujo? Son las diferentes reglas que se producen en la sincronización de las acciones ejecutadas por la misma o distintas herramientas.

Para ello, Flow, cuenta con cinco partes para llevar a cabo el desarrollo de las tareas:

  • Fuente: parte desde donde se obtiene la información.
  • Detonadores: acciones que producirán el desarrollo del flujo.
  • Acciones: tarea que queremos que realice Flow y se ejecute.
  • Condiciones: mediante las condiciones podemos establecer preferencias sobre diferentes casos.
  • Loops: permite la repetición y la ejecución de la acción tantas veces como deseamos.

¿Cómo funciona?

El principal requisito para poner en marcha un proyecto en Microsoft Flow es la de contar con una licencia en Office 365. A continuación, tendremos que acceder a la aplicación y empezar a usar las múltiples funcionalidades con las que cuenta.

Pasos a seguir:

  • Acceder a la solución mediante Office 365
  • Seleccionar el flujo que queremos crear: desde cero o mediante las plantillas prediseñadas que ofrece la aplicación.
  • El flujo (Flow) consta de dos elementos los cuales ejecutan el proceso (desencadenante) y la acción que se quiere ejecutar.
  • Selecciona desencadenante en función de: evento, periodicidad, por URL o por PowerApps.

Caso práctico

Desarrollo de un Flow que integre un potencial a Dynamics 365 y un registro en la herramienta de email marketing cuando un usuario cuente con más de 100 seguidores publique un tweet con contenido de la empresa.

Ejemplo de creación de un flujo

Principales características

Dentro del amplio abanico de características que nos brinda Microsoft Flow a la hora de automatizar nuestras tareas destacamos:

  • Posibilidad de elegir un servicio dentro de una gama de opciones.
  • Envío de un email de aceptación al agregar un nuevo campo dentro de una lista de SharePoint.
  • Acceso a la información detallada de cada flujo.
  • Almacenamiento de datos adjuntos de email de Office 365 en OneDrive.
  • Registro de los formularios en Forms dentro de una lista de SharePoint.
  • Envío de un email al recibir alertas de datos en PowerBI.
  • Realización de análisis en tweets e incluir resultados en PowerBI.
  • Conectividad segura a los datos locales y a los servicios basados en la nube.
  • Elaboración de tareas en Planner cuando se realicen tareas en Outlook.
  • Creación de políticas integradas o personalizadas para la prevención en la pérdida de datos garantizando la seguridad de la información.

Conecta tu empresa a Microsoft Flow

Aprovecha todo el potencial que te brinda la herramienta Office 365 y comienza a usar la solución Microsoft Flow dentro del entorno de tu organización. Consigue conectar automáticamente la sincronización de todos tus documentos mediante OneDrive a través de cualquier fuente, haz de Microsoft Flow la fuente infinita de las automatizaciones y comienza a ver optimizados esfuerzos, recursos y estrategias en lo más importantes, tus clientes.

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