La conexión entre inteligencia artificial y gestión empresarial ya está transformando el día a día de las compañías. Con la llegada de los Agent Flows en Microsoft Copilot Studio, las empresas pueden ir más allá de la simple automatización para implementar procesos que piensan, actúan y se integran de forma directa con su ERP Dynamics 365 Business Central.

Estos flujos combinan reglas claras y procesos predefinidos con la flexibilidad de la IA generativa, creando sistemas que detectan necesidades, toman decisiones y ejecutan acciones dentro del ERP sin intervención manual constante.

Un nuevo concepto de flujo de trabajo

A diferencia de las automatizaciones clásicas, los Agent Flows son secuencias de tareas preconfiguradas que se comportan siempre de la misma manera ante una situación concreta. Esto garantiza consistencia, control y seguimiento detallado.

La gran novedad es que pueden ser activados por agentes inteligentes que evalúan datos, identifican eventos y reaccionan en consecuencia. Es la fusión de la automatización determinista con el razonamiento de la IA generativa, logrando que los procesos se adapten a la realidad cambiante de la empresa.

Lo que aportan a Business Central

Cuando se combinan con Business Central, los Agent Flows amplían las capacidades del ERP para cubrir escenarios como:

  • Prevención de riesgos: detección de clientes con alto índice de impago y bloqueo automático de pedidos.
  • Procesos repetitivos: emisión de facturas periódicas, elaboración de informes financieros o registro contable de datos extraídos de correos electrónicos.
  • Aprobaciones inteligentes: análisis de contratos o solicitudes para iniciar procesos de validación basados en reglas internas.
  • Automatización comercial: creación de ofertas o pedidos a partir de información extraída de formularios o emails, con todos los campos completados automáticamente.

Escenarios de uso combinando Copilot Studio y Business Central

Gestión de pedidos optimizada

Un cliente solicita un producto por cualquier canal. Un agente revisa el stock en Business Central y:

  • Genera el pedido si hay disponibilidad.
  • Lanza una orden de compra si faltan unidades.
  • Solicita aprobación si detecta condiciones especiales.

Conciliación bancaria asistida por IA

Tras importar movimientos bancarios, un flujo analiza pagos pendientes, propone asientos contables y solo alerta al equipo financiero en caso de discrepancias.

Control presupuestario automatizado

Ante una solicitud de compra, el agente verifica el saldo disponible, analiza compras previas y propone proveedores alternativos antes de enviar la aprobación o devolver recomendaciones.

Ventajas clave para el entorno ERP

  • Automatización accesible: diseño mediante lenguaje natural o interfaces visuales, sin necesidad de programar.
  • Transparencia total: registro de cada acción y control sobre qué agente la ha ejecutado.
  • Menos errores: reducción del trabajo manual repetitivo y minimización de fallos humanos.
  • Enfoque en lo estratégico: liberación de tiempo para tareas de análisis y planificación.

Listos para usar

Desde abril de 2025, los Agent Flows forman parte de Microsoft Copilot Studio, que ya se integra de forma nativa con Business Central a través de Power Platform. Esta conexión puede ampliarse con APIs, conectores avanzados y el uso de Dataverse, lo que permite adaptarla a procesos muy específicos.

Con esta tecnología, las organizaciones no solo ganan en rapidez y precisión, sino que adoptan un modelo operativo más proactivo, donde la IA no se limita a responder, sino que también anticipa y ejecuta.

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